מפגש החלפת זרעים נערך לפני תחילת כל עונה, זאת אומרת לפני עונת המעבר שלפניה, בקיצור - בשיא העונה הקדומת.
במפגש אנשים מביאים זרעים למסירה ומקבלים זרעים שאחרים הביאו. שתי הפעולות בלתי תלויות (ר"ל - אפשר לבוא גם אם אין לכם מה להביא).
למביאים זרעים:
- מומלץ להביא זרעים בכלי נח לפתיחה וסגירה (צנצנת למשל) עם מדבקה המציינת מה יש בפנים ומי הביא (למשל - " שעועית ירוקה , דניאלה").
- אפשר גם לחלק לשקיות קטנות מראש (האופציה למשקיענים). במקרה כזה השמות צריכים להופיע על כל שקית ושקית.
- מידע על הזרעים כדאי שיהיה זמין איכשהו. אני ממליצה על משהו כתוב ולא על תושב"ע. איזה דף מצורף, משהו שאפשר לקרוא ולהתרשם ואולי להעתיק. דוגמא: "ליפה, צמח מטפס שיכול לכסות לכם חצי גג או פרגולה שלמה, חייב שמש ישירה, אוהב מים, גדל במהירות עצומה, מוציא הרבה פירות בסוף הקיץ ואז גווע. כשהם מתיבשים מתקבלת ליפה".
- לוקחי הזרעים מוזמנים להביא כלי קיבול לזרעים: קופסאות של פילמים, קופסאות של תרופות וויטמינים, שקיות קטנות קטנות ומעטפות נייר קטנות (אפשר להכין בקלות מנייר משומש או מעטפות משומשות וקצת נייר דבק).
- מי שמשתמש בקופסאות - טוב אם יביא מדבקות כדי להדביק עליהן את שם הזרעים.
- כדאי להביא גם כלי כתיבה.
- למפגשים מקובל להביא אוכל (אמיתי). תבשיל, סלט, לחם. הכל הולך.
- כדאי גם להביא כלי אוכל (לא חד פעמיים) למקרה שלמארחים אין מספיק ובכל מקרה לא לעזוב לפני ששוטפים קצת כלים (אנחנו רוצים שהם יזמינו שוב).
- ילדים מוזמנים בהחלט. כלבים - בתאום עם המארחים (ברירת המחדל - לא). סבתות - בשמחה.